8 giải pháp hạn chế việc nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả từ đối tác, nhà cung cấp

Việc chi trả hoặc nhận hoa hồng, khoản lót tay hoặc lại quả là hành vi có bản chất kinh tế và xuất phát từ nhu cầu rất tự nhiên từ cả phía cho và phía nhận.

Để khắc phục được tình trạng nêu trên, chúng tôi cho rằng bản thân mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải có những giải pháp căn cơ, đồng bộ nhằm loại bỏ các nguyên nhân sâu xa, khắc phục các lỗ hổng trong quản lý điều hành.

Tuy không phải là chuyên gia về quản trị doanh nghiệp, thám tử DW dự trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình được tích luỹ trong suốt quá trình hành nghề thám tử (giám sát và điều tra dân sự) xin đưa ra một số gợi ý về giải pháp khắc phục tình trạng nhận hoa hồng, lót tay và lại quả trái quy chế của tổ chức, công ty như dưới đây.

1. Tăng cường năng lực kiểm soát nội bộ trong công ty

Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Phương châm này cũng đúng trong trường hợp này. Mặc dù tổ chức, doanh nghiệp có ban hành đầy đủ các quy định về các trường hợp vi phạm, trình tự thủ tục xử lý vi phạm nhưng nếu những quy định đó không được đưa vào thực tế cuộc sống thì đó chỉ là những quy định trên giấy.

Kiểm soát nội bộ là một trong những chức năng chính trong quản trị doanh nghiệp. Việc thực thi các biện pháp kiểm soát đồng bộ và định kỳ sẽ có tác dụng răn đe, ngăn ngừa hành vi vi phạm và trong một số trường hợp phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm của nhân viên, bao gồm cả vi phạm liên quan đến việc nhận hoa hồng, khoản lót tay hoặc lại quả.

2. Tăng cường trách nhiệm giám sát của người đứng đầu phòng, ban có liên quan

Người đứng đầu phòng ban là người quản lý trực tiếp và sâu sát nhất nhân viên trực thuộc phòng ban mình. Do đó, việc quy trách nhiệm cho người đứng đầu phòng ban sẽ thúc đẩy người đứng đầu có các biện pháp răn đe, phòng ngừa kịp thời các vi phạm từ nhân viên.

3. Phổ cập công việc trong phạm vi một phòng ban để ai cũng có thể làm được công việc mua sắm, đấu thầu… và luân phiên thay đổi người phụ trách các công việc này

Nếu một công việc mua sắm chỉ do một cá nhân phụ trách sẽ rất có nguy cơ xảy ra tiêu cực vì không có cơ chế kiểm soát hiệu quả. Nếu một phòng ban có nhiều người mà ai cũng có thể luôn phiên tham gia vào quá trình mua sắm, sẽ giảm đáng kể khả năng một nhân viên có những thảo luận với nhà cung cấp để thương lượng về việc chi trả hoa hồng.

Biện pháp phổ cập nghiệp vụ trong phòng ban ngoài ra cũng nhằm tránh cho công ty bị phụ thuộc vào một người khi người đó không thể tiếp tục làm việc hoặc đột ngột bỏ việc.

4. Tăng cường truyền thông trong nội bộ công ty về tính chất nghiêm trọng của hành vi nhận hoa hồng, lại quả hoặc lót tay và những hậu quả tất yếu (nếu có)

Trong rất nhiều trường hợp, người vi phạm thường biện minh do mình vì lý do nào đó không nhận thức rõ hành vi của mình là bị cấm hoặc không rõ về hậu quả hoặc tính nghiêm trọng của hành vi do mình gây ra đối với tổ chức, công ty.

Do đó, công ty, tổ chức phải có các chính sách rõ ràng bằng văn bản và chính sách đó phải được truyền thông hiệu quả đến nhân viên. Khi nhận thức rất rõ ràng về việc nhận hoa hồng của mình là vi phạm quy chế công ty và vi phạm đó có thể dẫn đến bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động có thể sẽ cân nhắc thiệt hơn và từ bỏ ý định vi phạm.

5. Tăng cường truyền thông đến các đối tác, nhà cung cấp

Trong rất nhiều trường hợp, công ty, tổ chức chỉ tập trung truyền thông các quy chế trong nội bộ công ty nhưng không có các biện pháp truyền thông hiệu quả đến các đối tác, nhà cung cấp.

Một số ít các công ty có vốn đầu tư nước ngoài áp dụng những chuẩn mực quản trị hiện đại đã đưa vào các hợp đồng cung ứng các điều khoản về chống hối lộ, lại quả. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp, đối tác là công ty thuần Việt thì rất có khả năng họ lờ đi những quy định đó và vẫn cố tìm cách bí mật đi đêm với nhân viên của đối tác.

Do đó, việc truyền thông ra ngoài phạm vi nội bộ công ty cũng nên được xem xét là một trong những giải pháp cần thiết để phòng ngừa vi phạm.

6. Đưa ra chế độ lương thưởng, đãi ngộ hợp lý

Bản chất của việc nhận hoa hồng, khoản lót tay hoặc lại quả là hành vi kinh tế nhằm thoả mãn nhu cầu vật chất của người lao động. Nó một phần nào đó phản ánh sự “thiếu thốn” trong nhu cầu tài chính của đối tượng có liên quan.

Do đó, việc công ty có những chế độ đãi ngộ, lương thưởng (kèm phạt vi phạm) hợp lý, minh bạch và khoa học sẽ góp phần làm giảm đáng kể hoặc làm mất đi động cơ nhận hoa hồng của người vi phạm.

7. Xử lý quyết liệt một hoặc một số trường hợp nghi vấn để răn đe nhân viên

Bên cạnh biện pháp giáo dục, phòng ngừa, công ty, tổ chức phải không được thoả hiệp với các hành vi vi phạm nếu có đầy đủ căn cứ chứng minh. Khi phát hiện các trường hợp vi phạm, công ty, tổ chức phải xử lý triệt để theo đúng quy định, trình tự thủ tục của công ty, tổ chức và quy định của pháp luật.

Nên cố tránh tối đa các biểu hiện thoả hiệp với người vi phạm để tránh tình trạng hình thành nên một trạng thái bình thường mới hay biểu hiện nhờn luật của người lao động.

8. Xây dựng một cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý chuyên nghiệp, khoa học và minh bạch trong đó có các cơ chế phòng ngừa và xử lý các biểu hiện vi phạm

Đây là giải pháp căn cơ, hiệu quả và mang tính tổng thể nhất để phòng ngừa, loại bỏ các biểu hiện vi phạm của nhân viên nói chung và các hanh vi nhận hoa hồng, khoản lót tay, lại quả của nhân viên nói riêng.

Thực tiễn chứng minh, ở những công ty có cơ chế quản trị minh bạch, hiệu quả thường có tỷ lệ các trường hợp nhân viên vi phạm quy chế quản lý nội bộ thấp hơn rất nhiều so với các công ty có trình độ quản trị thấp hơn.

Thám tử DW

Các bài viết có liên quan: