Một số giải pháp khắc phục tình trạng nhân viên công ty nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả trái phép từ các đối tác, nhà cung cấp

Thực trạng chung

Dường như việc đưa và nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả tại Việt Nam nói chung và trong các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng đã là một tập quán, một nét văn hoá kinh doanh. Một văn hoá mà ở đó người ta truyền miệng nhau câu nói “NHẤT QUAN HỆ, NHÌ TIỀN TỆ, THỨ BA MỚI LÀ TRÍ TUỆ”. Mà để chăm sóc một mối quan hệ người ta lại dùng tiền tệ để làm công cụ.

Trong kinh doanh người ta có tâm lý chung là người khôn phải người biết chăm sóc và tận dụng tối đa các mối quan hệ và thực tế là các mối quan hệ sân sau đã đem lại lợi thế rất lớn cho các chủ doanh nghiệp trong ngắn hạn.

Tuy nhiên, về mặt dài hạn, việc quá dựa dẫm vào các mối quan hệ và các tiểu xảo (sở đoản) đã khiến các doanh nghiệp quên rằng để tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và thay đổi nhanh chóng, các doanh nghiệp phải tập trung vào xây dựng giá trị riêng của mình (đầu tư vào sở trường – phải tạo ra các giá trị khác biệt hoặc phải cạnh tranh được về giá thành sản phẩm).

Thực trạng nêu trên đã góp phần lý giải tại sao tuyệt đại đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam là các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, tại sao mà người ta cứ phải bơi trong ao làng mà không thể nào vươn ra biển lớn.

Cũng ngay tại thị trường Việt Nam mà các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với hệ thống quản trị tốt người ta vẫn sống được, sống khoẻ trong khi các doanh nghiệp Việt Nam lại sống vật vờ, chật vật. Điều đó bởi vì trong văn hoá quản trị hiện đại, người ta kiên quyết nói không hoặc không thoả hiệp với các biểu hiện tiêu cực trong tổ chức, quản lý và vận hành công ty.

Người ta đã tạo ra được một môi trường mà ở đó, công ty có các chính sách rất rõ ràng và có thể định lượng được về hầu hết mọi khía cạnh, trong đó bao gồm chính sách nói không với hối lộ, chống tham nhũng, lót tay, lại quả… Người ta làm như vậy bởi vì người ta cho rằng muốn xây dựng một tổ chức tốt không thể để các gen xấu xâm nhập vào cơ thể tổ chức, không thể để các biểu hiện tiêu cực đơn lẻ qua một vài năm trở thành bệnh mãn tính và sau đó phát triển thành tế bào ung thư trong tổ chức.

Về mặt vận hành, các doanh nghiệp có hệ thống quản trị nội bộ tốt thường có cơ chế giám sát chặt chẽ, hiệu quả và có các biện pháp chế tài tương ứng với mức độ vi phạm dựa trên các trình tự, thủ tục, quy trình rõ ràng và minh bạch.

Tại sao nhân viên lại nhận hoa hồng, lót tay, lại quả?

Về phía người lao động trong tổ chức, công ty, họ có tâm lý cho rằng việc nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả là đương nhiên vì mình đã có cho đi cái gì đó cho người khác và cũng rất khó để bị phát hiện nếu người ta biết tinh tế, cẩn thận một chút. Mặc dù tổ chức, công ty có chính sách cấm nhưng họ lại tặc lưỡi cho rằng biết đâu trong chính tổ chức mình những người khác cũng nhận thì sao!

Về mặt bản chất phải chăng các mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại đang biến một tập quán kinh doanh, một nét văn hoá bình thường tại Việt Nam thành một cái gì đó bất thường, không phù hợp với giá trị của tổ chức… Trong khi trên phông nền văn hoá cũ kỹ lạc hậu, người lao động vẫn mang tiềm thức rằng điều đó là việc bình thường trong xã hội.

Có tổ chức, doanh nghiệp nào không có nhân viên nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả không?

Ngay cả trong một tổ chức có cơ chế quản trị minh bạch và hiệu quả, việc phát hiện được một người có chức vụ có hành vi nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại qủa là một điều không hề dễ dàng và đôi khi không thể nào chứng minh được.

Làm sao để xác minh được nếu như người ta không phải là người trực tiếp nhận hoa hồng, hoặc nếu người ta nhận hoa hồng thông qua một bên trung gian thứ ba? Hoặc làm sao để thu thập được đầy đủ bằng chứng xác đáng chứng minh được điều này khi mà không ai trong công ty có được kỹ năng hoặc đã được đào tạo kỹ năng xác minh và điều tra dân sự như vậy!

Do đó, rất khó có thể khẳng định được l00% một doanh nghiệp nào đó không có người nào vi phạm quy chế về nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả

Tại sao doanh nghiệp lại ngăn cấm nhân viên nhận hoa hồng…

Bất kỳ ai có quyền tham gia quyết định lựa chọn một phương án kinh doanh cụ thể mà phương án đó trực tiếp hoặc gián tiếp mang lại lợi ích cho ai đó thì đều có thể bị người khác dùng lợi ích để mua chuộc, tác động đến kết quả của việc ra quyết định.

Hành vi chi trả hoa hồng, khoản lót tay hoặc lại quả là một trong những hình thức cảm ơn, chăm sóc người có chức quyền trong một tổ chức, công ty mà bên chi trả cho rằng người đó đã ưu ái mình hoặc để đơn vị mình được tiếp tục chiếu cố trong tương lai.

Việc nhận hoa hồng, khoản lót tay hoặc lại quả làm méo mó hành vi của người có liên quan, khi đó các quyết định của một người ngoài việc dựa trên các đánh giá khách quan các tiêu chí đã được định sẵn còn bị chi phối mạnh bởi yếu tố lợi ích cá nhân.

Do bị chi phối bởi yếu tố lợi ích cá nhân, rất có khả năng một người có quyền hạn sẽ có biểu hiện lệch lạc trong quá trình cân nhắc đưa ra quyết định như ưu ái đặt biệt cho một nhà cung cấp, đối tác nào đó hoặc cố tình bỏ qua những sai sót một cách bất hợp lý mà không có lý do hợp lý…

Các hình thức nhận hoa hồng, lại quả hoặc lót tay…

Trên thực tế, tuỳ vào việc đối tượng đánh gía mức độ rủi ro bị phát hiện mà từ đó họ có những cách nhận hoa hồng, lại qủa hoặc lót tay khác nhau. Dưới đây là 4 hình thức chính mà các thám tử DW đã đúc kết được trong quá trình hành nghề.

1. Nhận trực tiếp bằng tiền mặt

2. Nhận trực tiếp thông qua chuyển khoản ngân hàng

3. Nhận gián tiếp bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản thông qua người quen

4. Nhận trực tiếp hoặc gián tiếp các phần quà có giá trị tương đương khoản hoa hồng,… đã được thoả thuận

Các dấu hiệu nghi vấn một đối tượng nhận tiền hoa hồng, lót tay hoặc lại quả

Rất khó để nhà quản lý xác định được chính xác liệu một nhân viên trong công ty, tổ chức mình có hành vi nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả hay không. Tuy nhiên, chúng tôi xin liệt kê một vài biểu hiện nghi vấn mà nhà quản lý cần phải biết.

1. Sử dụng quân xanh quân đỏ trong việc đấu thầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ

2. Ưu ái đặc biệt cho một nhà cung cấp, đối tác không dựa trên một lý do chính đáng

3. Nhận được thu nhập bất thường

4. Có những cuộc gặp gỡ nhiều hơn mức cần thiết đối với nhà cung cấp, đối tác

5. Số lượng cuộc gọi, nhắn tin đến nhà cung cấp, đối tác nhiều bất thường

6. Trong tài khoản ngân hàng có những khoản thu nhập bất thường

7. Tài khoản của người thân thích có những thu nhập bất thường

Một số biện pháp điều tra, xác minh mà doanh nghiệp có thể áp dụng

Do bị hạn chế và nguồn lực cũng như kỹ năng xác minh, điều tra dân sự mà trong phần lớn các trường hợp, nhà quản lý thường bỏ qua các dấu hiệu vi phạm của nhân viên với hi vọng họ sẽ không tiếp tục vi phạm trong tương lai. Mặt dù rất khó để các doanh nghiệp xác minh được các vi phạm của nhân viên trong lĩnh vực này, thám tử DW cũng xin gợi ý một số biện pháp điều tra, xác minh như dưới đây.

1. Yêu cầu đối tượng nghi vấn tự giải trình

2. Yêu cầu các đối tác, nhà cung cấp giải trình

3. Kiểm toán lại chi phí mua sắm, đấu thầu để tìm ra điểm bất hợp lý về giá

4. Doanh nghiệp tự tiến hành các biện pháp nghiệp vụ giám sát và điều tra (về mặc lý thuyết là được, nhưng rất khó triển khai trên thực tế do sự hữu hạn của nguồn lực trong công ty hoặc việc những người có liên quan chưa được đào tạo những kỹ năng cần thiết)

5. Sử dụng dịch vụ thám tử doanh nghiệp chuyên nghiệp để điều tra về dấu hiệu vi phạm của nhân viên

Một số giải pháp dài hạn

Để khắc phục được tình trạng nhận hoa hồng, lót tay hoặc lại quả của nhân viên trong công ty, chúng tôi cho rằng bản thân mỗi doanh nghiệp cần phải có những giải pháp căn cơ, đồng bộ nhằm ren đe, phát hiện hoặc loại trừ các hành vi vi phạm trong lĩnh vực này.

Tuy không phải là các chuyên gia về quản trị doanh nghiệp, thám tử DW dự trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình được tích luỹ trong suốt quá trình hành nghề thám tử (giám sát và điều tra dân sự) xin đưa ra một số gợi ý về giải pháp khắc phục tình trạng nhận hoa hồng, lót tay và lại quả trái quy chế của tổ chức, công ty như dưới đây.

1. Tăng cường năng lực giám sát nội bộ trong công ty

2. Tăng cường trách nhiệm giám sát của người đứng đầu phòng, ban có liên quan

3. Phổ cập công việc trong phạm vi một phòng ban để ai cũng có thể làm được công việc mua sắm, đấu thầu… và luân phiên thay đổi người phụ trách các công việc này

4. Tăng cường truyền thông trong nội bộ công ty về tính chất nghiêm trọng của hành vi nhận hoa hồng, lại quả hoặc lót tay và những hậu quả tất yếu, nếu có)

5. Tăng cường truyền thông đến các đối tác, nhà cung cấp

6. Đưa ra chế độ lương thưởng, đãi ngộ hợp lý

7. Xử lý quyết liệt một hoặc một số trường hợp nghi vấn để răn đe nhân viên

8. Xây dựng một cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý chuyên nghiệp, khoa học và minh bạch trong đó có các cơ chế phòng ngừa và xử lý các biểu hiện vi phạm

9. Sử dụng dịch vụ thám tử doanh nghiệp chuyên nghiệp để điều tra về dấu hiệu vi phạm của nhân viên

Thám tử DW